Перейти к содержимому
Филин Филин · Документация

Сбор и подготовка данных

Прежде чем оценивать переговоры, Филин собирает всё, что нужно для разбора, прямо из вашей CRM и приводит это к виду, понятному ИИ: звонки и встречи распознаёт в текст, из вложенных файлов извлекает суть, а контактные данные клиентов убирает. Подключили CRM один раз - дальше данные собираются и готовятся сами, каждую ночь. Чем полнее картина коммуникаций, тем точнее оценка.

Что синхронизируется из CRM

Филин загружает из CRM всё, на чём строится разбор продаж. Набор зависит от вашей системы - amoCRM или Битрикс24.

amoCRM

  • Справочники - воронки и их стадии, пользователи CRM, кастомные поля. Это каркас, по которому Филин понимает структуру отдела продаж.
  • Сделки - основной объект разбора (в amoCRM лиды и сделки - один объект).
  • Контакты и компании - кто и от какой организации участвует в сделках.
  • Связи - какие контакты и компании привязаны к каждой сделке.
  • Задачи - запланированные дела по сделкам и контактам.
  • Звонки - аудиозаписи разговоров.
  • Переписки - сообщения из подключённых каналов.
  • Email - письма по сделкам и контактам.
  • Голосовые - голосовые сообщения.
  • Встречи - записи встреч в Zoom, ссылка на которые стоит в карточке сделки.
  • Файлы - вложения из карточек.
  • История переговоров - заметки по сделкам.
  • События - история изменений сделок (смена статуса, ответственного и т.п.).
  • Дубли - найденные повторяющиеся контакты и компании.

Битрикс24

  • Справочники - пользователи, категории (воронки), стадии, пользовательские поля.
  • Сделки и отдельно лиды.
  • Смарт-процессы - элементы смарт-процессов, связанные со сделками.
  • Контакты и компании.
  • Связи - привязки контактов и компаний к сделкам.
  • Задачи - дела по сделкам с дедлайнами и статусом.
  • Звонки - аудиозаписи разговоров.
  • Сообщения - чаты с клиентами из подключённых каналов.
  • Email - письма по сделкам.
  • Голосовые - голосовые сообщения.
  • Комментарии - комментарии таймлайна по сделкам.
  • Активности - события по сделкам и лидам из таймлайна CRM.
  • Файлы - вложения из карточек.

Что и в каком объёме уже собрано, видно по иконке предпросмотра на карточке каждой сущности - откроется таблица загруженных записей с их количеством. Подробнее - «Данные CRM».

Транскрипция: звонки, встречи и голосовые

Разговор для ИИ - это текст. Поэтому всё, что записано голосом, Филин автоматически распознаёт в текст (транскрибирует), чтобы разбирать содержание, а не только факт звонка:

  • Звонки - скачиваются и распознаются пачками. Текст разговора привязывается к сделке.
  • Встречи - самое важное событие воронки, поэтому Филин собирает каждую встречу, на которую есть ссылка в сделке: запись скачивается, из неё извлекается дорожка с речью и распознаётся в текст так же, как звонок. Запись встречи можно и загрузить вручную - в разделе «Встречи».
  • Голосовые сообщения - обрабатываются как звонки: распознаются в текст.
  • Аудио и видео во вложениях (MP3, WAV, OGG, M4A, MP4, MOV, WEBM) - распознаются в текст так же, как звонок.

Распознавание идёт на собственных серверах в России, без отправки аудио на сторону. Если запись не удалось получить (битый или просроченный файл со стороны CRM), Филин делает несколько попыток, после чего помечает запись недоступной и не блокирует разбор остальных сделок - просто по этой сделке будет меньше данных.

Разбор файлов

Из карточек сделок Филин достаёт вложения и извлекает из них содержимое - чтобы коммерческие предложения, договоры, переписки в картинках и сметы тоже участвовали в оценке. Поддерживаются:

  • Документы - PDF, DOCX/DOC, Excel (XLS/XLSX), PowerPoint (PPTX), ODT, а также текстовые файлы (TXT, CSV, RTF). Филин читает текст и сворачивает его в суть.
  • Изображения - JPG, PNG, WEBP, GIF. Филин понимает, что на картинке (например, скриншот переписки, фото сметы или коммерческого предложения), и пересказывает содержание.
  • Сканы - если PDF без текстового слоя (отсканированная бумага), Филин распознаёт страницы как изображения.

Важно, как именно файлы попадают в анализ:

  • В оценку уходит не сам файл, а его суть - короткое описание и ключевые факты (суммы, сроки, предмет, условия).
  • Персональные данные в описание не попадают - паспорт, полный телефон и адрес проживания из содержимого файла в него не включаются.
  • Один и тот же файл, приложенный к нескольким сделкам, разбирается один раз - остальные карточки получают готовое описание.

Как часто это происходит

Сбор и подготовка данных идут только автоматически, каждую ночь после окончания дня. Запускать вручную ничего не нужно:

  • Филин досинхронизирует то, что появилось с прошлого раза - новые звонки, сообщения, письма, встречи, файлы, смены этапов. Уже собранное заново не перекачивается.
  • Новые звонки и встречи сразу ставятся в очередь на распознавание, новые файлы - на разбор.
  • Оценка сделок клиента начинается, когда материал подготовлен - чтобы сделка не оценивалась без своих свежих разговоров. К утру оценка уже в кабинете.

Зачем это нужно

Качество оценки напрямую зависит от полноты данных о коммуникациях. Чем больше каналов общения с клиентом Филин видит - звонки, переписки, встречи, письма, вложения - тем точнее он понимает, как на самом деле шёл диалог, и тем обоснованнее балл и рекомендации.

Минимум для разбора - хотя бы один источник коммуникаций: звонки, или переписки, или встречи. Чем больше источников подключено и собрано, тем глубже разбор.

Дальше