Перейти к содержимому
Филин Филин · Документация

Фокус

«Фокус» - главный экран Филина: список того, что в отделе продаж требует вашего внимания в первую очередь. Он открывается сразу после входа, отсортирован по приоритету и заменяет ручной просмотр всего отдела - за минуту видно, куда направить силы.

Что попадает в «Фокус»

Филин разбирает сделки, лиды и сотрудников, отбирает самое важное и собирает из этого план действий. «Фокус» сводит воедино и точечные сделки или лиды, и системные проблемы всего отдела. Пункты бывают таких типов:

  • Спасение сделки - горячая красная или чёрная сделка или лид с живым клиентом, которую ещё можно вытащить: переговоры пошли не туда, но шанс есть. Точечный пункт по одной конкретной сделке или лиду. Такой пункт адресуется сотруднику, который ведёт сделку.
  • Разбор сотрудника - сотрудник, у которого проседает качество переговоров или копятся проблемные сделки. Пункт объединяет разбор его проблемных сделок и лидов и навык, который стоит подтянуть (берётся из его оценки).
  • Групповое обучение - один и тот же пункт чек-листа провален сразу у нескольких сотрудников. Вместо отдельного разговора с каждым Филин ставит один пункт «проведите обучение» и называет участников. Пока такой пункт открыт, персональные разборы по этому же пункту чек-листа для участников группы не создаются.
  • Системное действие по отделу - то, что касается отдела целиком, а не одной сделки: тактика коммуникаций, порядок в CRM, стратегия. Из последнего разбора отдела в «Фокус» попадает каждая находка, отдельным пунктом и с тем же заголовком, что в разделе «Отдел». Что из них делать и в каком порядке, решаете вы.
  • Постоянные задачи - ставятся не по разбору, а по состоянию очередей в разделе «Клиенты»:
    • «Верните упущенных клиентов» - в срезе «Требуют внимания» есть непросмотренные сделки, где сотрудник упустил клиента или слил переговоры;
    • «Разберите красные сделки» - в срезе «Красные» есть непросмотренные сделки;
    • «Поверьте Филину - проверьте разбор на живой сделке» - задача первого дня: появляется один раз после подключения и стоит первой в списке, пока вы её не закроете.

Число непросмотренных сделок в заголовке постоянной задачи обновляется после каждого разбора. Сама задача автоматически не закрывается: когда очередь разобрана, закройте её сами. Задачи по очередям возвращаются, когда в очереди снова появляются непросмотренные сделки.

Сколько пунктов и как отсортировано

  • Разборов сотрудников, спасений сделок и групповых обучений за один прогон добавляется ориентировочно 5-10 - ровно столько, сколько действительно важно. Это потолок, а не норма: если открытых пунктов уже много, новых может не появиться вовсе, потому что Филин не дублирует то, что уже лежит в списке.
  • Пункты по находкам отдела в этот потолок не входят: их столько, сколько находок в последнем разборе отдела.
  • Сортировка - по приоритету: высокий → средний → низкий. Приоритет выводится из важности (масштаб денег и охват) и срочности (насколько остро прямо сейчас). Внутри одного приоритета свежие пункты идут сверху.

Что в «Фокус» НЕ попадает

  • хорошие (зелёные) сделки и лиды - там, где сотрудник отработал нормально, вмешательство не нужно;
  • уволенные сотрудники;
  • то, что вы уже отменили - отменённая задача 30 дней не предлагается снова;
  • то, что вы уже выполнили. Исключение - находка отдела, которая вернулась в следующем разборе: значит, прошлый заход не сработал, и Филин предложит другое действие и прямо напишет, что проблема вернулась.

Балл в Филине - это качество переговоров, а не результат. «Фокус» выносит туда, где деньги упустили по вине отдела (слитые переговоры, зависший повторный контакт), а не туда, где клиент ушёл сам.

Два уровня: руководитель и сотрудник

«Фокус» открыт и руководителю, и сотруднику, но это два разных списка: у каждого пункта есть адресат, и человек видит только то, что адресовано ему.

  • Сотрудник видит свою работу на сегодня: вернуть своих упущенных клиентов, поправить свои красные сделки, отработать свои ошибки в переговорах. Он исправляет их сам, не дожидаясь, пока до него дойдёт руководитель.
  • Руководитель видит свой слой: кого учить лично, кого собрать на групповое обучение, что чинить в процессе отдела. Плюс сводку «Задачи сотрудников» - по каждому сотруднику сколько пунктов адресовано, сколько закрыто и сколько ещё в работе. Сами пункты сотрудников руководитель не листает: их видит сотрудник у себя.

Баллы и категории сотруднику не показываются. Сотрудник получает работу, а не оценку: «верните этих трёх клиентов», а не «у вас 38 из 100». В разборе задачи сотрудник видит ссылку на сделку в CRM, а не её оценку. Оценка качества переговоров остаётся инструментом руководителя.

Чужой пункт по прямой ссылке не открывается: сотруднику доступны только его собственные задачи.

Чтобы у сотрудника появились задачи

Филин должен знать, какие сделки в CRM принадлежат этому человеку. Связь задаётся один раз: в разделе «Настройки» → «Команда» у участника указывается его учётная запись в CRM. Пока она не указана, сотрудник видит на «Фокусе» объяснение «Ваши задачи ещё не привязаны», а не пустой экран. Адресованные ему пункты в это время поднимаются руководителю с пометкой «адресован сотруднику, учётная запись в CRM не сопоставлена» - чтобы работа не потерялась.

Список задач

Над списком - срезы по статусу со счётчиками: Открытые, В работе, Отложенные, Выполненные, Отменённые и Все. По умолчанию открыт срез «Открытые». Если в списке есть задачи разного приоритета, рядом появляется фильтр «Приоритет» (высокий, средний, низкий) - он работает вместе со срезом по статусу.

На карточке задачи видно:

  • приоритет и дату создания;
  • заголовок - что конкретно сделать;
  • начало обоснования «Почему важно»;
  • ссылку «К сделке» (разбор сделки в Филине) или «Открыть в CRM», если пункт привязан к сделке, которую Филин ещё не оценивал;
  • статус пункта с меню смены.

Руководитель может скачать весь «Фокус» в Excel - кнопкой скачивания в правом верхнем углу экрана. Подробнее - «Экспорт отчётов».

Страница задачи Фокуса

Кликните по пункту в списке - откроется его разбор. Слева - навигатор по разделам:

  • Почему важно - масштаб денег и охват;
  • Почему срочно - почему действовать надо сейчас (или почему пока терпит);
  • Источник - откуда пункт взялся: по сделке - разбор этой сделки с её баллом (или ссылка в CRM, если оценки нет); по разбору сотрудника - карточка этого сотрудника с его баллом; по системному действию - конкретная находка из разбора отдела с числом сотрудников и сделок; по групповому обучению - пункт чек-листа, по которому собирается группа; по постоянной задаче - срез «Клиентов», из которого она поставлена.

Сделки и лиды, упомянутые в обосновании, кликабельны - можно сразу открыть их и не верить на слово. В шапке разбора - приоритет, дата создания и меню смены статуса. Разбор задачи можно скачать в PDF.

Статусы пункта

Каждый пункт проходит по статусам, и вы управляете ими вручную:

Статус Что значит
Открыта Пункт появился, вы его ещё не трогали
В работе Вы взяли пункт в работу
Отложена Пункт сейчас не в приоритете, но остаётся открытым (можно вернуться позже)
Выполнена Пункт закрыт как сделанный
Отменена Пункт вам не нужен

«Выполнена» и «Отменена» - закрытые статусы: такой пункт уходит из среза «Открытые» и собирается в своём срезе как история (Филин запоминает время закрытия). Закрытый пункт можно вернуть кнопкой «Вернуть в работу». «Открыта», «В работе» и «Отложена» - открытые статусы: пункт остаётся перед глазами.

Что происходит при отмене

Чтобы отменить пункт, нужно указать причину: кнопка «Отменить» открывает окно, и пункт отменяется только после того, как причина сохранена. Закрыли окно без причины - задача остаётся открытой. Причина идёт в обратную связь: Филин учитывает её и 30 дней не предлагает эту задачу снова. Если за это время ситуация изменилась по факту, похожий пункт может вернуться, но с другим заголовком и с объяснением, что изменилось с момента отмены.

Как пользоваться

  1. Откройте «Фокус» утром.
  2. Пройдите срез «Открытые» сверху вниз - он уже отсортирован по приоритету.
  3. По каждому пункту видно, что произошло и что сделать; кликните по пункту, чтобы увидеть обоснование и источник.
  4. Меняйте статус по ходу работы: взяли - «В работу», не до этого сейчас - «Отложить», не нужно - «Отменить» с причиной, сделали - «Выполнено».

«Фокус» - это рабочий список, а не отчёт «на почитать». Пустой срез «Открытые» означает, что в отделе всё под контролем.

Дальше