Отчёты

Раздел «Отчёты» показывает, как Филин влияет на метрики отдела продаж: как меняется качество переговоров, куда движется команда и работают ли ваши усилия по улучшению. Это ответ на вопрос «есть ли прогресс» в цифрах, а не на ощущениях.

Экран построен вокруг одной мысли: было и стало. «Было» - это состояние отдела в точке отсчёта (точка А): в момент первой оценки Филина, а если оценок ещё нет - в момент подключения CRM. Эти цифры зафиксированы и со временем не меняются. «Стало» - срез на выбранную вами дату. Так видно не абсолютные цифры сами по себе, а сдвиг: стало лучше или хуже.

Период сравнения

Вверху страницы - два календаря: дата среза «было» и дата среза «стало», между ними стрелка. По умолчанию «было» - это точка отсчёта, «стало» - сегодня. Обе даты можно сдвинуть и нажать «Показать»:

• «было» нельзя поставить раньше точки отсчёта - данных до неё у Филина нет;
• «стало» нельзя поставить в будущее и раньше «было».

Точка отсчёта подписана в шапке раздела - например, «Первая оценка - ДД.ММ.ГГГГ ЧЧ:ММ», а при сдвинутой дате «было» - «Срез на ДД.ММ.ГГГГ». Период один на весь раздел: все вкладки показывают цифры за одно и то же окно.

Если после точки отсчёта Филин ещё не сделал второго замера, сравнивать «было - стало» пока не с чем. Тогда на вкладке «Отдел» стоит блок «Точка А - с чего начали» с первым замером качества переговоров и конкретной датой, когда появится первое сравнение, а не таблица прочерков.

Вкладки

Раздел разложен по вкладкам в том же порядке, что и меню кабинета: Фокус, Отдел, Сотрудники, Клиенты, Встречи. По умолчанию открыта вкладка «Фокус». Каждая вкладка показывает метрики своего раздела, а не копию самого раздела. Наверху вкладки - главная метрика крупно, с «было», «стало» и стрелкой сдвига.

Фокус

Главная метрика - Закрыто за период. Ниже два блока:

• Движение задач - сколько задач выдано и сколько закрыто за период, в сравнении с предыдущим периодом той же длины;
• Нагрузка и скорость - сколько задач в работе прямо сейчас и среднее время закрытия задачи в днях.

Отдел

Главная метрика - Выручка. Здесь же:

• вывод Филина словами - текст последнего собранного отчёта на этот период (если он собран, см. «Сборка отчёта» ниже);
• Быстрый прогресс - потенциальная выручка воронки: сколько денег стоит поток при нынешней конверсии ((слитые + красные сделки) × конверсия × средний чек), с источником каждого множителя;
• метрики «было - стало»: выручка, конверсия по каждому вашему правилу оценки, медианный цикл сделки, качество ведения CRM;
• метрики отдела сейчас: число открытых сделок, открытых сделок на сотрудника (медиана), перекос нагрузки (0 - поровну между сотрудниками, 1 - всё на одном);
• план продаж - темп выполнения плана относительно прошедшего срока и предупреждение, если персональные планы не сходятся с планом отдела. Сам план вводится в настройках, в пункте «План продаж»;
• созданные отчёты и ежедневные сводки (подробнее ниже).

Сотрудники

Главная метрика - Выполнение рекомендаций Филина (частично). Здесь же:

• Выполнение рекомендаций - две цифры рядом. «Частично» - доля рекомендаций, по которым сотрудник сделал хоть что-то релевантное. «Полностью» - доля тех, что выполнены как сказано, без недоделок. Пример: рекомендация «позвонить и назвать сроки поставки» - позвонил и назвал сроки это полностью, позвонил и про сроки не сказал это частично, не позвонил вовсе не попадает ни в одну цифру. Вторая цифра всегда меньше или равна первой: она её часть, а не отдельный кусок - складывать их нельзя. Смотреть надо обе: большой разрыв означает «берутся за рекомендации, но не доводят».
• По каждому сотруднику - таблица: балл и его сдвиг, доля выполненных рекомендаций, слитые сделки, план и факт. У каждого сотрудника можно раскрыть его навыки для тренировки со статусом и прогрессом.
• Чему учить отдел - пункты проверки, проваленные сразу у двух и более сотрудников, и у кого именно.
• Динамика - что сотрудники сделали по прошлым рекомендациям Филина по каждой сделке: когда рекомендовано, сделка, ответственный, что зафиксировано и статус выполнения. Сотрудник с чередой невыполненных рекомендаций - первый кандидат на разговор: советы до него доходят, а до дела не доводятся.

Клиенты

Главная метрика - Качество переговоров. Здесь же:

• метрики «было - стало»: проанализировано сделок (счётчик только растёт), слитые сделки (доля сделок, где сотрудник потерял деньги по своей вине) и проблемные сделки (доля сделок в красной зоне);
• Сделки и их качество - сколько сделок в каждой категории: зелёные, жёлтые, красные, чёрные;
• Причины отказа - раскладка отказов по причинам: сколько случаев, на какую сумму и в какой доле виноват сотрудник.

Встречи

Главная метрика - Загружено встреч. Ниже - сколько встреч загружено, сколько из них с транскриптом и сколько с разбором Филина, в сравнении с предыдущим периодом той же длины.

Если у вкладки пока нечего показать, на ней стоит подсказка, где смотреть сам раздел кабинета.

Каждая метрика показана парой «было - стало» с дельтой. Цвет сдвига отражает «лучше / хуже», а не «больше / меньше»: снижение доли слитых сделок - это улучшение, и Филин подсветит его зелёным, хотя цифра уменьшилась.

Подробный разбор по конкретным людям - кто подтянулся, кто просел и почему - смотрите на странице «Сотрудники»: там у каждого свой отчёт и история замеров. На «Отчётах» - цифры.

Что накапливается, а что берётся на дату

У метрик разная природа:

• Проанализировано сделок - накапливается: с каждым днём Филин оценивает всё больше сделок, счётчик только растёт.
• Качество переговоров, слитые и проблемные сделки, качество ведения CRM, выручка, конверсия, цикл - берутся на выбранную дату (состояние отдела в этот день).
• Выполнение рекомендаций (обе цифры) - доля выполненных из выданных.
• Метрики вкладок «Фокус» и «Встречи» - события за период между двумя датами.

Не каждая метрика пересчитывается каждый день. Если на выбранную дату свежего замера нет, Филин показывает последнее известное значение - оно действительно последнее достоверное, просто замерено чуть раньше.

Качество ведения CRM

Качество ведения CRM - это сводный показатель в процентах, который честно отвечает на вопрос: насколько данным в вашей CRM можно доверять. Метрики отдела достоверны ровно настолько, насколько аккуратно ведётся CRM: чем выше качество ведения, тем точнее все остальные цифры в отчёте. В разделе он стоит одной цифрой на вкладке «Отдел», а из чего он складывается - описано ниже.

Показатель собирается из пяти самостоятельных компонентов - каждый измеряет свою сторону аккуратности данных:

• Достоверность статусов - доля оценённых сделок, у которых текущий этап в воронке соответствует фактическому положению дел. Если Филин был вынужден предложить сменить этап (сделка «застряла» не на той стадии) - это расхождение CRM с фактом, и сделка в долю не попадает.
• Заполненность полей - доля важных полей, заполненных к нужной стадии сделки. Какие поля важны - зависит от этапа: на ранней стадии ожидается одно, на финальной - другое. Считаются только значимые поля, без персональных данных (телефон, e-mail, ФИО - они учитываются отдельно, в «Дублях»).
• Полнота коммуникаций - доля закрытых сделок, по которым есть переписка или звонки хотя бы на одном из ожидаемых для вашей ниши каналов (звонок, почта, встреча, мессенджер). Если по сделке нет ни одной коммуникации - значит, история общения с клиентом не зафиксирована.
• Планирование - доля оценённых сделок, у которых есть активная задача или напоминание. Если Филин был вынужден предложить создать задачу (сделка «зависнет» без следующего шага) - это провал планирования, и сделка в долю не попадает.
• Дубли - доля контактов без дублей (один и тот же клиент не заведён в CRM дважды). Считается по телефону.

Как считается общий процент. Каждый компонент - самостоятельный понятный процент. Общий показатель «Качество ведения CRM» - это простое среднее из тех компонентов, которые удалось измерить. Компонент может оказаться неизмеримым (например, дубли пока считаются только для amoCRM, а заполненность полей - только если в правилах оценки размечены ожидаемые поля) - такой компонент в среднее не входит и итог не занижает.

Компоненты «Достоверность статусов», «Заполненность полей» и «Планирование» опираются на автозаполнение CRM: если Филину пришлось чинить данные (предложить сменить этап, заполнить поле, создать задачу) - значит, эти данные вели недостаточно аккуратно. Частота таких исправлений и есть обратная сторона качества: чем реже Филин вынужден вмешиваться, тем выше показатель.

Что именно подтянуть в CRM, чтобы поднять этот показатель - смотрите в разборе «Отдел», вкладка «CRM»: там находки разложены на конкретные сделки и поля, которые стоит привести в порядок.

Сборка отчёта

На каждой вкладке есть кнопка «Собрать отчёт». Филин пишет документ словами по тем же цифрам, что вы видите на экране: за выбранный период и по открытой вкладке. Перед сборкой выберите:

• для кого - собственник, руководитель отдела или сотрудник: меняются акценты текста, а не цифры;
• что собирать - «По разделу» (открытая вкладка) или «Сводный за период» (по всем разделам).

Сборка идёт несколько минут в фоне: ход работы виден в панели над вкладками, страницу можно не держать открытой. Готовый документ появляется в блоке «Созданные отчёты» - его можно скачать в .md или .pdf. Если документ этой роли и этого вида на этот период уже собран, Филин предупредит, что новая сборка его перезапишет. Документы другой роли или другого вида остаются на месте.

Ежедневные сводки

На вкладке «Отдел» - лента опубликованных ежедневных сводок Филина: по каждому дню дата и ссылка на отчёт в Google Doc, свежие сверху. Сводки появляются в ленте только после публикации; пока ни одной публикации не было, лента пустая с подсказкой.

Что видит сотрудник

Участнику с ролью сотрудника раздел «Отчёты» открыт, но с его собственными цифрами. Метрики отдела (нагрузка, задачи «Фокуса» всего отдела, встречи коллег, таблица по каждому сотруднику, потенциальная выручка воронки, ежедневные сводки) ему не показываются. На вкладке «Клиенты» он видит причины отказа по своим сделкам, а отчёт может собрать только в варианте «сотрудник». Кнопки выгрузки в Excel у сотрудника нет.

Выгрузка

Руководитель может выгрузить данные кабинета в Excel кнопкой скачивания в правом верхнем углу раздела. Подробнее - «Экспорт отчётов».

Как пользоваться

1. Оставьте даты по умолчанию - это самый частый вопрос: «что в отделе стало лучше или хуже с момента подключения Филина».
2. Хотите сравнить два конкретных дня - сдвиньте «было» и «стало» и нажмите «Показать».
3. Смотрите на главную метрику и стрелки у метрик, а не на абсолютные цифры. Вопрос не «сколько», а «в какую сторону и насколько».
4. Нужно показать результат собственнику или команде - соберите отчёт под нужного читателя и скачайте его в PDF.
5. Если после внедрения рекомендаций баллы и метрики качества растут - значит, изменения работают; если стоят на месте - ищите причину в «Отделе».

Метрики Филина оценивают прежде всего качество переговоров, а не результат сам по себе. Это сделано намеренно: качество - то, на что команда реально влияет каждый день, а итог в деньгах зависит ещё и от рынка, сезона и потока лидов.

Особенности

• «Было» в точке отсчёта зафиксировано. Отдел сравнивается со своим стартом, а не со своей же улучшенной версией.
• Точка отсчёта - первая оценка Филина. Пока оценок нет, ею служит подключение CRM. Подпись в шапке называет реальную дату и время.
• Первое сравнение появляется не сразу. Пока Филин не сделал второй замер после точки отсчёта, сравнивать не с чем - и на экране стоит конкретная дата, когда сравнение появится.

Дальше

• Системные причины и разбор отдела по проекциям - «Отдел».
• Разбор и динамика по людям - «Сотрудники».
• Что делать прямо сегодня - «Фокус».
• Как сравнить результат через месяц - «Через месяц».